ست اداری

طراحی ست اداری

در دنیای امروزی و مدرن به دلیل رقابت، خلاقیت و گستردگی فعالیت شرکت ها و همچنین وجود رقبا، شما به عنوان مدیر یک مجموعه باید در تلاش برای ایجاد یک محیط خاص و متفاوت برای شرکت و یا سازمان خود باشید. در حقیقت باید متوجه این موضوع باشید که هر مجموعه با توجه به نوع کار خود برای جلب اعتماد و نشان دادن ارزش کسب و کار خود باید از چه طریقی برندش را مطرح کند. توجه به عوامل ظاهری همانند ست اداری و… یکی از مهم ترین راه و روش های برند سازی و هویت برند است.

هدف از طراحی ست اداری جدای از شناساندن برند و هویت شما به مشتریات، رقبا و شرکت ها، ثبت برند شما در حافظه دیداری آن ها نیز میباشد و همچنین مسبب تداوم و ماندگاری فعالیت شما میشود.نماینده بصرکی هر شرکت و یا سازمانی ست اداری آن است که باید از یکسری استاندارد های خاص پیروی شود. در این مقاله به صورت حرفه ای اصول طراحی ست اداری برای هر سازمان و تاثیر آن روی کسب و کار تبلیغاتشان میپردازیم.

هدف از طراحی و چاپ ست اداری (اوراق اداری) چیست؟

به صورت کلی میتوان ست های اداری را به دو بخش ست اوراق اداری و ست ابزار اداری تقسیم کرد. ست اداری به اوراق اداری گفته میشود که در سازمان ها و شرکت ها و یا هر کسب و کار دیگری برای امور اداری آن مجموعه به کار برده میشود. طراحی ست اداری با هدف بیان کردن هویت، ماهیت و نوع و جایگاه فعالیت سازمان و کسب و کار به مشریان میباشد. اقلام ست اداری تشکیل شده از سربرگ،  کارت ویزیت، کارت پرسنلی، کاغذ یادداشت، پاکت نامه، فولدر و برچسب اموال میباشند. همچنین یک ست اداری شامل خودکارها، روان نویس ها و به صورت کلی تمام ابزار هایی میباشد که برای انجام فعالیت های یک سازمان مورد استفاده قرار میگیرند.

رعایت یکسری موارد برای طراحی یک ست اداری اسناندارد و اصولی میتواند منجر شود اوراق اداری شما به یک ابزار تبلیغاتی بسیار قوی و در عین حال بهینه تری از منظر اقتصادی تبدیل شود. چه چیزی باعث میشود بازاریابی و تبلیغ محصولات برای مدیران یک سازمان به کاری راحت تر تبدیل شود؟ قطعا پاسخ مناسب استفاده از ست اداری میباشد البته این ست باید حاوی لوگوی مجموعه و نشان تجاری آن باشد. همچنین اقلام دیگر مثل پاکت سی دی، کارت اعتباری و فلش کارت از جمله مواردی است که در طراحی آن ها حتما باید اصول طراحی ست اداری را رعایت کرد.

در طراحی یک ست اداری اصولی و استاندارد مواردی از جمله گرماژ کاغذ، نوع جنس کاغذ، تعداد رنگ، تیراژ چاپ و فرم اختصاصی و عمومی ست اداری حتما باید مورد بررسی قرار بگیرند. هزینه های چاپ ست های اداری بر اساس فاکتور هایی که تا این بخش ذکر کردیم کاملا متغییر هستند و هر کام هزینه مشخص مربوط به خود را دارند.

برای تبلیعات برند و محصول خود علاوه بر استفاده از ست اداری که به تنهایی یک ابزار تبلیغاتی مهم نیز محسوب میشود میتوانید روش های دیگری مانند طراحی کاتالوگ محصول، طراحی لیبل جذاب برای محصول، طراحی جعبه بسته بندی مناسب و طراحی کارتن که مسئولیت تبلیغات برند شما را برعهده دارد در لیست کارهای خود قرار دهید.

منظور از طراحی ست اداری چیست؟

ست های اداری شامل طراحی جذاب ومتنوع موارد زیر میباشد:

• سربرگ A4 و A5،
• کارت ویزیت،
• پاکت نامه (پاکت ملخی)،
• پاکت A4 و A5،
• فولدر(پوشه)،
• لیبل و جلد سی‌دی،
• کاغذ یادداشت،
• برچسب اموال،
• لیبل و … .

علاوه بر مواردی که در قسمت بالا ذکر کردیم موارد دیگری مانند اوراق مالی و اداری (فاکتور، قبض، کاردکس و فرم‌های داخلی)، کارت‌های پرسنلی و… میتوانند در طراحی این ست های اداری قرار بگیرند.

برای هرچه قدرتمند تر شد این ابزار در راستای تبلیغ سازمان و یا حوزه فعالیتی شما فقط کافی است اصول طراحی این ست اداری به صورت استاندارد رعایت شود. بخاطر بسپارید که اصول طراحی ست حتما باید به خوبی مورد توجه قرار بگیرند تا بتوانند در محیط های متفاوت تاثیرگذار باشند. در صورتی که طراحی یک ست بصورت نامناسبی باشد و استاندارد طراحی نشده باشند قدرت این را دارند تا دیدگاه مشتریان را نسبت به مجموعه شما به کلی عوض کنند و برعکس آن گاهی اوقات میتوانند از آشفتگی و بی نظمی درون سازمانی شما جلوگیری کنند.

اهمیت طراحی ست اداری

مدیر یک مجموعه در طول روز میتواند با افراد و سازمان های زیادی در ارتباط باشد درصورتی که ممکن است اغلب این مذاکرات بصورت حضوری نباشند بنابراین، معرف شرکت و سازمان شما اوراق اداریتان میباشد و در نهایت هر چقدر ست اداری بهتری داشته باشید در نظر مخاطبان نیز جایگاه بهتری خواهید داشت.

مشخص است که طراحی یک ست بر اساس اصول استاندارد میتواند به صورت یک بازاریاب برای شما عمل کند و دیدگاه مخاطبان را به نفع شما تغییر دهد. این ست ها با طراحی یکپارچه، اصولی و تخصصی بیانگر شخصیت و هویت برند شما هستند و جزء بهترین راه های ارتباطی با شرکت ها و افراد مختلف میباشند. اوراق و اقلام اداری در شناخت مخاطب و اعتماد او اثر گذار بوده و تصویری ماندگار از شما و شرکتتان در ذهن او به ثبت میرساند.

تاثیرات و کاربرد های طراحی ست اداری برای کسب و کارها

همانطور که پیش از این ذکر شد، مهمترین ابزارهای ارتباطی برای هر سازمان و یا شرکت مکاتبات اداری آن میباشد؛ میتوان گفت زبان رسمی هر شرکتی مکاتبات اداری آن میباشد وهمچنین نحوه ارائه و ظاهر ست اداری در کنار رعایت کردن آیین نگارش می‌تواند در پیروزی هر شرکت نقش مهمی داشته باشد. در ادامه کاربردهایی از ست اداری را بیان خواهیم کرد:

• انتقال اطلاعات به‌ صورت یکپارچه

انتقال اطلاعات به صورت یکپارچه و منسجم در قالبی رسمی از مهم ترین اصول طراحی ست اداری به شمار میرود. برای معرفی کامل شرکت شما به مخاطب کافی است اطلاعات ذکر شده در در سربرگ و پاکت ‌نامه، شرکت شما به صورت کامل بیان شوند. در صورتی از رنگ های هماهنگ و مناسب کسب وکار شما در آن استفاده شده باشد مخاطبان دلایل بیشتری برای برقراری ارتباط با شما پیدا میکنند.

• بیانگر هویت شرکت و سهولت در ارتباطات

بر اساس اصول استاندارد طراحی ست اداری شکل ظاهری ست در کنار سبک نگارش مطالب و نحوه درج آن ها، هویت و نوع فعالیت شرکت شما را بیان میکند در نتیجه موجب ارتقای برند شما میشود. علاوه ‌بر این راه ‌های ارتباطی درج شده در ست های اداری موجب دسترسی راحت تر مخاطبین و شرکت‌های دیگر به سمت شما میشود.

• افزایش امنیت

از کاربرد های دیگر ست اداری میتوان به افزایش امنیت آن اشاره کرد به این معنا که شما با ثبت اسناد و اوراق متعلق به برندتان میتوانید از هر گونه مشکلات مربوط به کپی برداری جلوگیری کنید. فرض کنید مدیر یک شرکت در کاغذ سفیدی با شرکت دیگری یک قرارداد کاری امضا کند قطعا ممکن است که یکی از طرفین این قرارداد با ثبت اطلاعات بر روی کاغذی سفید و بی نام و نشان و اعمال تغییرات دلخواه به نفع خودشان از این قرار داد سوء استفاده کنند.

• ایجاد اعتماد در مخاطبین

از مواردی که میتواند بیانگر اعتبار یک شرکت باشد ست اداری آن است همچنین میتواند نقش بسیار مهمی در معرفی برند شما و جلب اعتماد و توجه مخاطبین داشته باشد.

• ثبت مکاتبات اداری

یکی دیگر از موارد حائز اهمیت ارائه اطلاعات مورد قبول در اتوماسیون اداری شرکت میباشد. از پر اهمیت ترین کاربرد های ست اداری میتوان به ثبت تمام مکاتبات اداری شما با درج شماره ‌نامه، عنوان و… اشاره داشت.

• معرفی ماهیت کاری و تجاری شرکت

بر اساس اصول استاندارد طراحی ست های اداری، ثبت لوگو بر روی تمام اقلام اداری سبب میشود هویت، برند و خدمات شما بهتر و بیشتر مورد توجه مخاطب قرار بگیرد و این گونه هویت کاری شما به صورت کاملا رسمی به شناخت مخاطبان میرسد.

• بیانگر نظم و ترتیب شرکت

هماهنگی و هارمونی که در رنگ و محتوای یک ست اداری وجود دارد سبب میشود مخاطبان این نظم و ترتیب را به کل فعالیت های مربوط به شرکت شما اختصاص دهند و شرکت شما مورد توجهشان قرار بگیرد.

• تأثیر طراحی ست اداری در تبلیغات شرکت‌ها

چیزی که میتواند به خوبی معرف فعالیت و عملکرد شرک شما باشد یک ست اداری حرفه ای، استاندارد، زیبا و متناسب است که اکثر سازمان ها برای انحام مسائل مربوط به تبلیغاتشان از آن ها بهره میبرند. در صورتی که کارت ویزیت شما طراحی خوب و کاربر پسندی داشته باشدبه تنهایی میتواند نقش بزرگی را در تبلیغ شما ایفا کند.

ست های اداریی که داری طراحی خاصی در کنار یک هویت بصری زیبا هستند خیلی بهتر و بیشتر میتوانند به برندساری هویت شرکت شما کمک کنند البته به طور قطع شما میتوانید به کمک یک ست اداری منحصر به فرد به سرعت میتوانی در ذهن مخاطبان جاودانه و با آن ها ارتباط برقرار کنید.